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歯科診療業務の生産性向上につながる電子カルテ、導入メリットと選定のポイント

診療録を電子化して保存・活用する電子カルテ。最近は歯科診療所でも導入するケースが増えてきました。電子カルテは情報をただデジタル化するだけではなく、業務効率化や診療の生産性向上などさまざまなメリットを生み出してくれるシステムです。その導入メリットや選定のポイントなどをまとめました。

電子カルテとは

電子カルテとは、医療機関において医師、歯科医師が記録する診療録を電子データとして保存・管理するシステムを指します。紙のカルテよりも利便性が高いとして、すでに医科では一般的に使われていますが、近年は歯科でも普及が進み、利用する歯科医院が増えてきました。

カルテは医療機関にとって重要な記録のため、電子カルテとして保存・管理する場合は一定の要件を満たしている必要があります。厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」では、その具体的な要件として「真正性」「見読性」「保存性」の3つを満たしている必要があると規定しています。

  

真正性

カルテに記載された記録が虚偽のものでないことを保証できる形で保存されていること。具体的には、正当な人が記録しており、第三者から見て作成の責任の所在が明確であること。また、故意または過失による、虚偽入力や書き換え、消去、および混同が防止されている必要があります。

  

見読性

いつ誰が参照しても、記載内容が見て読める状態であること。必要な際はパソコンやタブレットなどのモニターですぐ確認可能な状態であることはもちろん、プリントアウトして書面として表示できる状態である必要もあります。

  

保存性

法令により定められた期間、カルテに記録された情報が復元可能な状態で保存されていること。データが保存されているだけでなく、停電やマルウエアによるデータの破壊、また不適切な保管による記憶媒体の紛失などへの対策も求められます。

【参考】医療情報システムの安全管理に関するガイドライン | 厚生労働省

意外と誤解されているケースも多いのですが、電子カルテはただカルテの情報が電子媒体に保存されているだけのものではありません。上記のように「真正性」「見読性」「保存性」の3つを満たすことで、必要なカルテを探したり、保管したり、整理したりといった運用が容易になり、効率的に歯科医院の運営・経営が可能になるといったメリットが生まれます。これらの要件は安全管理のためのガイドラインであって、法的な強制力を持つものではありません。ただ、これらの要件を満たさずに運用し、仮に改ざんや漏えいなどの事故があると、大きな問題に発展する可能性もあります。

電子カルテでできること

電子カルテにはさまざまなメリットがありますが、なんと言っても大きいのは日々の診療における作業工程を減らす効果があることです。

例えば紙のカルテを使用する場合、その日に予約のある患者のカルテを束の中から探したり、患者ごとにカルテをチェアサイドへ運んだりといった作業が発生します。診察後はカルテを整理して保存する必要もありますし、当然ながらカルテを保存する物理的なスペースも必要です。

電子カルテを使用した場合、これらの作業にかかる時間を大幅に減らすことが可能です。カルテの用意はチェアアサイドのパソコン上で可能ですし、いちいち持ち運ぶ手間もかかりません。作業時間が減ることで本来の業務である診療や医院の運営に時間をかけることができ、業務効率や生産性の向上につながります。さらに、保管するスペースもハードディスクのように最小限なサイズで済むため、スペースが有効活用できるメリットもあります。

また、カルテを電子データとして保存することで検索性が向上するのも大きなポイントです。特に歯科診療所内に別の勤務医がいる場合、その入力内容を管理しやすくなります。また、2号カルテの印刷の手間も省けるため、スタッフの作業効率があがるのでおすすめです。

厚生労働省がすすめる電子カルテの標準化

歯科における電子カルテは、ハードルの高いシステムのようなイメージなど、導入をためらっている方も多いかもしれません。しかし、作業効率の向上につながるなど数多くのメリットがあるシステムです。さらに、近年は厚生労働省を含めた医療業界全体が電子カルテの標準化に向けた動きを進めていることにも注目する必要があります。

20191129日には健康・医療戦略推進本部・次世代医療ICT基盤協議会のもと、電子カルテなど医療情報システムの在り方についての有識者会議が行われ、今後の医療情報システムが目指す方向性について検討が行われました。これは、医療機関間での医療情報の共有や、医療の質・安全向上を目的とした医療現場の意思決定支援、そして医療の実態評価や臨床研究などに情報システムを活用することを目指すというもので、電子カルテは今後の医療情報システムに欠かせないものとして、活用方法だけでなく技術的な規格に至るまで、非常に具体的な言及が行われています。

また、2020717日に閣議決定された「経済財政運営と改革の基本方針2020」の中では、PHRPersonal Health Record:マイナポータルを活用し個人の健康情報を電子記録に残し、本人や家族が把握するための仕組み)拡充のため必要な法整備や取り組みを行うことを明らかにしています。

政府が行政のデジタル化を推進しているのはすでにさまざまなニュースで伝えられていますが、医療においてもこのデジタル化は既定路線であり、今後はそれに対応するため医院内でも電子化が加速することが予想されます。

【参考】電子カルテ等の標準化について | 厚生労働省

電子カルテ選定のポイント

電子カルテはすでにさまざまなメーカーからサービスの提供が行われております。「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に則った機能の提供がされていることは元より、導入の際に選ぶポイントについてご紹介します。

  

クラウドバックアップが可能か

電子カルテのデータは院内の外付けハードディスクに保存するのが一般的ですが、最近はクラウドにデータを保存したり、バックアップデータを保管したりできる製品も増えてきました。クラウドにバックアップがあれば、洪水や火災といった自然災害からデータを守れるだけでなく、データの流出や盗難の対策にもなり、万一の際のデータ復旧もスムーズです。また、パソコンだけでなくダブレット端末でもカルテの内容を閲覧できるようになり、業務の利便性も高まるメリットもあります。また、医療情報データをクラウドにバックアップする製品やサービスを利用する場合は、各省のガイドラインの基準を満たしているかを確認することが重要です。

  

サポートが充実しているか

電子カルテ導入時には、メーカーのサポート体制もしっかり確認したいポイントです。特に導入初期は操作に手間取ったり、接続できなかったりするなど予期せぬトラブルに見舞われる可能性もあります。そんなとき対応に時間がかかってしまうと、その間業務を止めることにもなりかねません。そんな場合でも、リモートサポートに対応していれば、その場で迅速に解決できます。また、自己解決できるFAQが整備されていることなどもポイントといえるでしょう。導入後にスムーズに業務を行うためには、トラブル時に即座に対応してくれるか、問い合わせに対して丁寧にサポートしてくれるかなどをチェックすることが重要です。

歯科医院にとって不可欠なシステム

従来の紙カルテに慣れている方にとって、電子カルテの導入は戸惑うことがあるのも事実です。しかし、電子カルテは紙という物理的な制約がなくなることで、業務の効率化はもちろん、患者への説明がスムーズに行えることで歯科診療業務の生産性向上も見込める、歯科医院にとって不可欠なシステムと言えます。いずれは紙カルテから移行するものと考えれば、早いうちに導入をしておくことをおすすめします。

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