歯科医院で自動釣銭機を導入するメリットと検討ポイント
近年は歯科医院でも自動釣銭機を導入するケースが増えてきました。精算業務の正確性や透明性を高めるだけでなく、業務効率化や患者さんへのホスピタリティ向上などさまざまなメリット生み出してくれる自動釣銭機。その種類や特徴、導入に際して検討するべきポイントなどを解説します。
自動釣銭機が注目を集める理由
スーパーやコンビニ、飲食店など他業種ではすでに一般的になった自動釣銭機ですが、近年は歯科でも以下のような理由から普及が進んでいます。
会計業務やレジ締めなどの業務の効率化
自動釣銭機があればレジ金は自動的に計算されるため、迅速に手間をかけることなく締めの業務を行うことが可能です。また、会計の際も患者さんから預かった金額を機械に投入する（もしくは患者さん自身で機械に投入する）だけで自動的にお釣りが計算されて出てくるため、お金の数え間違いのようなミスを防ぐことができます。 一日の診療業務を終えたあとは、日計表や出納帳とレジ金をチェックする締めの業務が発生しますが、手計算で行うには時間がかかります。もし残高が合わない場合、数え直しやどこでミスをしたかを追跡しなければいけなくなり、さらに時間も手間もかかることになります。
レセコンとの連携
近年は、レセコンと連携できる自動釣銭機も増えてきました。これにより、レセコンから出力された請求情報を自動で読み取り、素早く正確に会計業務を行うことができます。そのため会計業務が属人的にならず、新人スタッフでも機械の使い方さえマスターすればすぐに即戦力として働くことができるメリットがあります。特に医療事務は覚えることも多く、一口に会計業務といっても他業種に比べると教育のためのコストも時間もかかります。レセコンと連携できる自動釣銭機を導入することは、こうした教育にかかる負担を大きく軽減することにもつながるのです。
透明性の確保
カタログやパンフレットではあまり語られてはいませんが、自動釣銭機には会計業務の透明性を確保するという効果もあります。あってはならないことですが、会計スタッフにレジのお金を抜かれたり、持ち逃げされたりといったトラブルは全くないわけではありません。そうなると金銭的な被害はもちろんですが、それ以上に院内の雰囲気が悪くなり、スタッフに動揺が生まれることになります。
万一にもトラブルが起こらないよう、事前にしっかりと対策できるのも自動釣銭機を導入する大きなメリットです。
釣銭機の運用方式は「スタッフ運用」と「セミセルフ」
自動釣銭機には主に「スタッフ運用タイプ」「セミセルフタイプ」の2つがあります。導入の際にはそれぞれの違いや特徴、メリットについて十分に検討し、ご自身の歯科医院に合ったものを選ぶことが重要です。
スタッフ運用タイプ
患者さんから受け取ったお金を、受付スタッフが釣銭機に投入する運用形式です。釣銭機が内側を向いているため、患者さん側から見て会計カウンターがスッキリとした印象になります。
会計業務において、患者さんとの金銭の授受は慎重に行わなければならないもの。万一ミスがあれば大きなトラブルにもつながりかねません。自動釣銭機は授受するお金を自動で計算するため、金額が合っているかを何度も確認するような手間がなく、お釣りの渡し間違いもありません。そのため、会計スタッフにとってはお金を扱うプレッシャーから開放され、患者さんと丁寧にコミュニケーションを取るといった本来の業務に注力することができます。
セミセルフタイプ
患者さん自身が釣銭機にお金を投入し、会計をすませる運用方式です。
スタッフ運用タイプでご紹介したメリットのほか、会計スタッフが患者さんと直接現金をやりとりすることがないため「受け取った」「受け取っていない」という金銭トラブルを回避できるメリットがあります。
また、会計スタッフがお金を直接触ることがないので、カウンター周りの書類や物品を衛生的に保つことができます。
ただ、患者さん自身が機械を操作しないといけないため、特に高齢の患者さんが多い歯科医院では会計スタッフによるサポートが必要な場面もあります。一方で、セミセルフタイプの自動釣銭機はすでにスーパーやコンビニなどでも普及しているため思いのほか幅広い年齢層に受け入れられており、また患者さんにとっては自分のペースで会計できるといったメリットもあります。スタッフ運用タイプとセミセルフタイプのどちらがいいかは、患者さんの年齢層や会計業務のフローなどを踏まえて判断することをおすすめします。
導入に際して検討すべきポイント
POSレジとの連携・コストパフォーマンスの違い
スーパーやコンビニなどの他業種では、POSシステムとセットで販売されるのが一般的な自動釣銭機です。一方で歯科医院の場合はレセコンがあり、POSシステムの大部分の機能（主に会計機能）はレセコンの標準機能として搭載されています。
したがって、歯科ではレセコンと自動釣銭機との組み合わせが一般的で、業務効率の側面やコスト面からみても、レセコンと自動釣銭機の組み合わせが有利です。
導入の費用感
自動釣銭機の導入コストはメーカーや機種、運用方法、導入サービス（機能）によっても異なりますが、安価なものでおよそ100～300万円程度ほどが目安。（導入費用を中間の200万円、6年間にかかる費用を1日あたりに換算すると1,200円）。このほか、メンテナンスやサービス運用などの費用が月額でかかります。
導入コストの目安に開きがあるのは機種やオプションによって大きく変わるためで、例えばディスプレイやキャッシュレス決済端末などハード面の追加を行ったりするとそれだけ費用もかさむことになります。機能が充実していることは重要なポイントではありますが、不要な機能は無駄なコストにつながるため、せっかくの導入メリットが薄くなってしまいます。そのため、現状の受付業務において必要な機能かどうかを吟味し、発生する費用が適切かどうかを十分に検討することが重要です。
受付業務の効率化を考えるなら、自動釣銭機の導入は欠かせない
自動釣銭機は金銭授受の正確性を高めるだけでなく、受付スタッフのマネーストレス軽減やレジ締めの効率化などさまざまなメリットをもたらしてくれます。「スタッフ運用タイプ」と「セミセルフタイプ」、いずれもそれぞれに特徴があるため、得られるメリットを比較したうえで導入を検討しましょう。
自動釣銭機の導入事例については、以下の記事でも詳しくご紹介しています。ぜひ併せてご確認ください。