アポイント帳と診察券の記入ミスや変更ミスを防ぎたい

スタッフは来院患者の受付、電話対応、カルテの準備、お会計など、たくさんの業務をこなしています。そうした多忙な状況で、次回の予約日時を紙のアポイント帳と患者さんの診察券へ記載する際にミスがあり、患者さんに迷惑をかけてしまった経験はございませんか。

・指定の日時になっても、予約のある患者さんが来院されない
・アポイント帳に記載のない患者さんが突然来院される

こういったことが起こると記載ミスにより予定にない患者さんの対応をしなければならないだけでなく、本来その日時に正しく予約を入れている患者さんの対応も苦慮することになります。

記載ミスは起こるものだと、そのままにしておくと患者さんからの信用低下につながりますし、その対応を行うスタッフの負担が大きくなることで離職の原因にもなりかねません。

そこで、人は間違いうることを前提とし、デジタル化を含めた業務フローの見直しはいかがでしょうか。

昨今では紙ベースでのアポイント帳から、予約管理アプリでのアポイント管理に切り替える医院さまが増えていますが、診察券は従来通りの運用といったケースが多くみられます。 これを一歩進めて、診察券もデジタル化し、予約管理アプリとデジタル化した診察券（スマホDE診察券）をシームレスに連携させることで、人的ミスや受付の業務負荷を軽減できるだけでなく、患者さん側にもさまざまなメリットを享受することが可能となります。

予約管理ソフトとスマホ診察券の予約日時がリンク（連携）します！

「スマホDE診察券」は患者さんのスマホにインストールすることで、診察券としてご利用いただけます。医院で管理する予約情報と患者さんの「スマホDE診察券」アプリが同期します。患者さんは受付に設置されたタブレットや領収証に、表示または印字されたQRコードを「スマホDE診察券」アプリを使って、予約情報を読み取ることができます。これにより、簡単・確実に予約情報の連携が行え、紙の診察券のような記載ミスを減らすことができるでしょう。

また来院時、受付に設置されたタブレットに「スマホDE診察券」のQRコードをかざすだけで来院受付が行えます。患者さんご自身で受付が可能となるため、電話対応中で患者さんをお待たせしてしまうといった心配もなくなります。スタッフの業務軽減はもちろん、患者接遇の対応にも一翼を担うサービスです。

※受付に設置するタブレットに設定等の作業が必要です。

お子さんの予約もまとめてアプリで管理！

紙の診察券では、受診された家族の人数分の診察券が必要でした。「スマホDE診察券」を利用すれば、親御さんのスマホでお子さん分の診察券登録が可能です。また紛失した場合、再発行をしなくて済むのでコスト削減にもつながります。さらに、スマホは今や常に持ち歩いているものであるため、診察券を忘れるといったことも減ることでしょう。このようなひとつひとつが小さくとも、手間がかかっていた診察券周りの業務を減らすことで、さらにスタッフが働きやすい環境に変化することが期待できます。

予約のリマインドでうっかり忘れ対策！

「スマホDE診察券」には予約のお知らせ機能を搭載しています。これにより患者さんのスマホにリマインド通知が届き、予約日時をうっかり忘れることを防ぎます。またお知らせ通知は、予約日の2日前～1時間前まで設定変更ができ、患者さんに予約日時を思い出してもらえるよう、余裕をもって通知できます。

※palette予約標準サービスが必要です。

受付業務の軽減と患者さんに寄り添った対応が行える「スマホDE診察券」サービスを是非ご利用下さい。